SAP学习笔记

企业用来实现盈利的资本由两部分构成，一部分是股东的原始投入资本，另一部分是企业盈利未分配部分形成的存留收益。对于存留收益的运用，价值投资者认为，如果管理人不能够用存留收益产生超过投资者通常可以获得的收益时，就应该将存留收益分配给投资者，而不是保留在企业

会计期末结转本年利润的方法有表结法和账结法两种。

　　1.表结法

　　表结法下，各损益类科目每月月末只需结计出本月发生额和月末累计余额，不结转到"本年利润"科目，只有在年末时才将全年累计余额结转入"本年利润"科目。但每月月末要将损益类科目的本月发生额合计数填入利润表的本月数栏，同时将本月末累计余额填入利润表的本年累计数栏，通过利润表计算反映各期的利润（或亏损）。表结法下，年中损益类科目无需结转入"本年利润"科目，从而减少了转账环节和工作量，同时并不影响利润表的编制及有关损益指标的利用。

　　2.账结法

　　账结法下，每月月末均需编制转账凭证，将在账上结计出的各损益类科目的余额结转入"本年利润"科目。结转后" 本年利润"科目的本月合计数反映当月实现的利润或发生的亏损，"本年利润"科目的本年累计数反映本年累计实现的利润或发生的亏损。账结法在各月均可通过" 本年利润"科目提供当月及本年累计的利润（或亏损）额，但增加了转账环节和工作量

SAP总账在年结时可以自动结转本年利润或未分配利润，也就是说系统自动将利润表科目转入资产负债表科目中的本年利润或未分配利润。
这里是定义转入的科目，SAP称之为留存收益科目。
在项目实施中有两种处理方式：
一是设置为“本年利润科目”，这样所有的损益科目的余额都会自动转入本年利润科目，而利润分配表中的科目视同资产负债表科目，结
转未分配利润用于手工凭证处理。
另一种是设置为“未分配利润科目”，这样所有的损益表科目和所有利润分配表科目的余额都要自动转入未分配利润科目而利润分配表中的
科目视同损益表科目，不需要定义本年利润科目，也不存在本年利润结转，本年利润的金额通过损益报表反映。

一般有资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润几类。

由两个会计恒等式演变成的一个会计恒等式：资产=负债+所有者权益+（收入-费用） 由此等式可以知道，资产和费用与其他几类正好相反，因为它们与其他几类位于等式的两边。所以只要记住一边的借贷，就可以简单的记住所有类别的借贷。收入、负债和所有者权益增加为贷，而资产和费用增加为借。

如库存和应收以及银行存款为资产，资产增加为借，资产减少为贷。

如采购产生的应付等为负债，负债增加为贷，负债减少为借。

如销售所得为收入，收入增加为贷，收入减少为借。

如物料成本为费用，费用增加为借，费用减少为贷。

凡是会产生财务凭证的地方都要用到会计科目，因此，科目表和会计科目也是所有ERP系统中都非常核心的主数据——有什么业务记录之后，最终不是通过借贷+科目+金额来反映的？

科目表和会计科目的概念是不同的——科目表下包含具体的会计科目。

1.1.三类输入操作（1）暂记凭证Holding Documents——又叫保留或保持平整。使用系统暂记一凭证，则该凭证不必是完整的。系统不对该凭证的任何科目余额进行更新，并且凭证数据不被任何程序评估，也不发布任何凭证编号。如果在记账凭证过程中被打断且打算暂存数据的情况下，可以暂记凭证。（2）预制凭证Parking Documents——预制凭证又叫先期凭证。该凭证会导致凭证的不完整以及不更新任何凭证。与“暂记”过程的差别是，迄今输入凭证的数据可在任何程序运行时联机评估。此外，凭证将被分配一个凭证编号。例如，暂时无法确定客户，但是希望以后设置，就可以采用此方法。如果在操作上，要求先预制，后过账（审核），那么也可以预制凭证。（3）记账凭证POSTING——所有凭证抬头和行项目必输项目都已经正确输入时，可以记账该凭证。此时，借贷分录的余额必须是0；记账时，系统自动更新相应的科目余额（适时反映到三大报表）。在记账之前，可以自行凭证模拟或者概览。在已经调用了记账功能时，在自动生成的某些项目需要通过相关总分类帐或其主记录的字段状态的后续科目设置时，系统自动转向凭证概览。待更改的项目被标记出，可以进行修改（有时根据配置是必须修改的）。例如，使用现金类科目，要求输入原因代码。那么，一旦选择了一个现金科目，点击过账，系统就会转到凭证概览，并提示缺少原因代码。

SAP支持很大程度的自动记账，对于AR和AP大部分的凭证，涉及应收帐款、应付账款的凭证，如果启用了MM、SD等模块，就能绝大部分基于销售订单或采购订单进行的发票校验等业务自动生成。而在具体手工编制凭证的时候，有些凭证行项目是系统自动生成的，例如，销售税金和采购税金行项目等。在应收发票录入初始视图输入含税总金额，选择计算税金，行项目输入损益科目和含税总金额，过账成功，系统自动用含税总金额、税码等计算出应交税金的行项目。

FI-AR应收帐款和FI总分类帐、FI-AP应付账款和FI总分类帐、FI-AM固定资产明细账和固定资产总帐完全一体化的。明细账建立在供应商、客户、固定资产层次上，在对供应商、客户或者固定资产账户入账的同时，系统自动向总分类帐中的统驭科目自动记账。明细账和总分类帐同步更新。因此，在创建资产负债表之前，不再需要将财务数据从子分类帐转入总分类帐，可以随时查看公司代码当前的资产负债表。客户端标准统驭科目是：国内应收帐款、国外应收帐款、来自合并公司的应收帐款。当然，有些集团还有集团内和集团外之分。

SAP系统在数据处理，无论是业务处理，还是财务处理都会产生大量的凭证，无论是什么凭证，最终的反映形式就是会计凭证。
1.凭证原则Code
每笔记账都一直以凭证形式存储，每一凭证都作为前后一致的单位保留在系统中，直至将它归档。唯有完整凭证可以计入SAP系统；“完整”是指借贷余额为零。其近一步的条件是完整、准确输入系统配置时定义为“必输（Required）”的字段。保存凭证或者进入不同凭证项目时，系统自动根据配置检查必输项目是否已经输入或者是否按照标准输入，并发出适当的提示信息，如果输入错误的话，拒绝进行下一步动作。
2.凭证结构Structures
每张凭证都有一个凭证抬头（Document Header）和两个以上的行项目（Document Items）组成。
凭证抬头——对整个凭证有效的信息，例如四个日期、文本摘要、凭证类型等等。
行项目(Line Items)——仅仅包含特定项目的信息，如记账码、科目编码、金额、税码、成本对象等有科目、记账码等配置综合决定的信息。
3.凭证特征Features
凭证的基本特征包括子分类帐/总分类帐一体化、自动记账、跨公司代码业务（Across Company Code）。

1、代销的结算对于代销的业务，SAP是按照GAAP（generallyacceptedaccountingprinciple）来进行设计的，相关原文如下：becausetitletothemerchandiseisheldbyconsignorbutphysicalpossessionisheldbytheconsignee……..theconsigneedoesnotmakeanentryforreceiptoftheinventoryinthegeneralledger;however,memorandumcontrolrecordsusuallyarekept.②。即，对于代销商品，受托人是不进行会计处理的，只在备查帐进行记录，以便于数量的控制。SAP的零售系统完全是按照此思路进行设计的。但中国的企业会计制度对于受托代销商品的核算且全然不是如此（具体参见《企业会计制度》说明）。因此，两者的差异较大，完全不适合中国的企业会计制度核算的要求，同时在税务上也存在一定的问题。为此，必须对代销的有核算尤其是结算应进行客户化的开发。一般在对于代销商品的核算进行设置时，在商品主数据中的评估组中设计了两个评估码，即前述的3100（购销）与3400（代销）。代码的不同，只是确定了不同的会计科目如库存商品、受托代销商品、GR/IR及代销GR/IR，但在与供应商的结算上，二者却是大不相同的。购销的结算是供应商直接与经销商的交易额进行结算，而代销的结算则是根据代销商的商品代销清单来进行的，这样系统中的每一张采购单都不可能是立即结清的，而且对于数量众多的代销商品，系统如何选择未结清的采购单及单价，这些都是客户化开发中应当考虑及困难之处。 查看全文

1、MM（materialmanagement,物料管理模块）、SD(salesanddistribution，销售与分销模块)模块产生这里指的集成，是指与MM模块及SD模块有关的帐务集成。
A、与MM模块有关的帐务集成：第一步：当MM模块收到货物时借：存货（或受托代销商品）贷：GR/IR（或代销商品款）（该分录是系统自动产生的，无须手工）入帐金额为采购单是采购单上所列金额，采购单上金额则来自于商品主数据中维护的金额，若采购前已知某商品价格上涨（或下降），则需在该主数据内预先维护，以便采购单引用（在采购单上也可直接更改采购价）。第二步：收到供应商送来的发票时，有一个发票校验（invoiceverification）动作,该动作可由MM模块的人员进行，也可由财务组的人员进行，但考虑到内部控制的要求，多数公司安排由财务部门执行。借：GR/IR（或代销GR/IR）应交税金—增值税-进项税贷：供应商（为一个系统自动产生的号码）（该分录由手工输入）注：若为代销的GR/IR，应为代销商品清单已产生，供应商按供销商品清单所列物品开出的发票。供应商开来的发票可能会出现比采购单金额小或大于1元内的情况，系统会自动将差额过入至营业费用—四舍五入差异。若开来的发票金额比采购单金额大于一元以上的情况时，可能是商品主数据中维护的金额不及时所致，此时可手工更改采购单金额，系统过入后，会自动将发票校验凭证锁死，相应产生的应付帐款---供应商的该笔交易也被锁死，只有在有权限人批准后，才能支付。过入的大于采购单的差额会由系统自动在存货成本与销售成本之间分配。若发票金额小于1元以上，则仍需手工更改采购采购订单使金额与发票金额一致，这样系统就会将差额自动在存货成本与销售成本之间进行分配，但些时系统不会有锁死该笔交易（因为已不必要）。当存在退货给供应商的情况时，系统仍要求按上述顺序做相反的动作，此后结清GR/IR的发票校验用的供应商发票就是红字发票了（系统称之为货方凭证）。
B、与SD（销售）模块有关的帐务第一步，当MM模块对外发货时，填好外向发货单，发货过帐后，则借：商品销售成本（购销或代销）贷：存货（受托代销商品）（此为系统自动产生的分录！）第二步，当向顾客开出销售清单时（即BILLING），此非通常所说的开正式税务发票！借：顾客（为系统产生的10位数号码，会自动过入至应收帐款的统驭科目，原理前述）贷：商品销售收入应交税金—增值税-销项税（此为系统自动产生的分录！）若货物售出后，顾客退货，则需做一个上述的反向动作！收到顾客退货时，称为反向发货。开出的销售清单为红字（称为贷方凭证）。系统同样会产生上述相反的分录。

在SAP里，当货到票未到或票到货未到也得到了及时的处理。在传统的会计核算中，当企业购入存货时，若未能及时收至货物的发票，此时是不做任何帐务处理的，若至月末仍未能收到，会采用一种估价入帐的方法进行会计处理，而后月初红字冲回。但在SAP里，若继续采用这种核算方法，将会使SAP所倡导的信息即时性反映得不到实现。因此，在SAP的帐务体系里出现了一个新的科目：GR/IR，英文全称为GOODS RECEIPTS OR INVOICE RECEIPTS，中文译为货到票未到或票到货未到。如当仓库进货时，即使未收到发票，SAP能自动产生借：存货，贷：GR/IR（GOODS RECEIPTS OR INVOICE RECEIPTS）,此时是以采购单上的采购价（不含税④）作为入帐金额。发票到时，通过发票校验程序，系统会自动产生借：GR/IR 贷：供应商。此时的供应商是根据采购单上标明供应商自动过入。若发生发票上金额与采购单的金额不一致的情况，系统会根据该笔采购当时的库存情况自动分配该差额的去向，如转入存货成本或销售成本或在二者之间分配。至月末，若仍有未到的发票，由于在报表层次是不能反映GR/IR的，因此系统会有一个程序将未结清的GR/IR转入应付帐款—票到货未到或应付帐款 —货到票未到反映（该二科目非统驭科目，但前四位编码与正常的统驭科目一致），至第二个月初，系统会自动将未结清的GR/IR冲回，等待结清。对于代销商品的GR/IR，系统会在报表将其与存货项目一并反映。

购销的GR/IR与代销的GR/IR区别是通过商品的主数据中设置得以实现的。当创建一个商品主数据时，必须设置该商品是属于购销或代销商品，若是购销商品，则当该商品入库时，系统会产生借：存货贷：（购销）GR/IR；若是代销商品，则当该商品入库时，系统会产生借：存货贷：（代销）GR/IR；当然代销的GR/IR必须等到产生销售清单时，才能在收到供应商发票时转入应付某供应商的明细帐内。
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GR/IR是个过渡性科目，用于记录在途物资和在途发票。日常业务如下：
收货时： Dr：存货
Cr：GR/IR科目
发票校验时：Dr：GR/IR科目
Cr：应付帐款
当一个订单的货物和发票都结算完毕时，GR/IR科目余额应为零。

月结时，做在途物资和在途发票暂估。
计算同一GR/IR科目，同一应付帐款统驭科目数据的合计结果：
借方余额计算值=借方合计-同一订单中可清帐的行项目余额——票到货未到
贷方余额计算值=贷方合计-同一订单中可清帐的行项目余额——货到票未到
3．本月底记帐 Dr：GR/IR暂估入库 借方余额计算值
Cr：GR/IR换算调整 借方余额计算值
Dr：GR/IR换算调整 贷方余额计算值
Cr：应付帐款暂估 贷方余额计算值
4．下月初冲销 Dr：GR/IR换算调整 借方余额计算值
Cr：GR/IR暂估入库 借方余额计算值
Dr：应付帐款暂估 贷方余额计算值
Cr：GR/IR换算调整 贷方余额计算值

主数据(主记录)第一次接触SAP R／3软件的人，当看到主数据这样的字眼时，肯定不知所云。在SAPR／3软件中，主数据相当是该软件的识别及自动后续处理系统。比如人的大脑，当我们见到资产负债表中的有关科目时，如长期投资，我们的大脑马上就会这样的反应：它是属于资产类的科目，期末应将余额予以结转；核算时，当其投资对被投资单位有控制、共同控制或重大影响时，应采用权益法进行核算，否则应采用成本法核算等。又如对于销售收入，我们马上就知道这是损益类科目，期末应将其结转至本年利润，而后转至未分配利润等。我们的大脑为什么有这些知识，就是因为我们经过了长期的财务知识方面的训练，所以就会有这样的识别及核算能力。对于软件系统，它不具有像人类一样的大脑，所以软件开发人员就开发了一套适合系统并使其能够像人脑一样的识别及处理财务数据。这就是SAPR／3软件的主数据。因此，当我们要做各项交易之前，必须到相应的主数据中去创建它(当然这个创建是按照主数据中的固有格式进行的)，这样系统才能认可它、自动处理它。通常我们叫这个过程为“去报个到，取个号”。与财务有关的主数据包括有总账主数据、供应商主数据、客户主数据、商品主数据、固定资产主数据、成本及利润中心主数据等六大类。下面分别阐述。  查看全文

分配与分摊对于成本要素的来说是一个很重要的功能。并且这功能就类似于固定资产折旧一样，一月只能执行一次。分配的功能是与初级成本要素相关的，分摊的功能是与次级成本要素的功能相关的。这两个功能同样都可用到计划（预算）与实际发生额中。如可创建一个循环，将某成本中心（可超过一个以上）的初级成本要素（可超过一个以上），按一定的比例分配给其他成本中心（可超过一个以上），当然也将这循环分为几个段，各段间相应的要求可以不一样，这样每月末执行时，就可以很好地反映初级成本要素的流向情况。同样的，也可创建一个分摊循环，将某成本中心（可超过一个以上）的初级成本要素（可超过一个以上）重新组合成为一个次级成本要素，然后再将其按一定的比例分配给其他成本中心（可超过一个以上），当然也将这循环分为几个段，各段间相应的要求可以不一样，这样每月末执行时，就可以很好地反映次级成本要素的流向情况。分配与分摊的区别在于，分配是将某一成本中心的初级成本要素分给另一成本心，被分配的初级成本要素会与被分配的成本中心的相同的初级成本要素一并反映，而分摊则是将次级成本要素分摊到另一成本中心，与被分摊的成本中心的初级成本要素一同反映，这样有利于区分本成本中心的发生的费用与分摊过来的费用的界限。需要说明的是，同一利润中心下的成本中心的分配或分摊，并不影响该利润中心的利润额，但跨利润中心进行分配或分摊，则影响了不同利润中心的利润额，两种方法产生（分配或分摊的规则相同时）的影响一致。